Chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu lao động Đài Loan cần những giấy tờ gì?
Trả lời nhanh
Hồ sơ, giấy tờ đi xuất khẩu lao động Đài Loan chia theo năm giai đoạn và bốn bên chuẩn bị: lao động, doanh nghiệp Việt Nam, chủ sử dụng, cơ quan Đài Loan. Bài này nói rõ giấy cần chuẩn bị, cách làm hộ chiếu, cách xử lý khi hồ sơ bị trả về.
Hồ sơ xuất khẩu lao động Đài Loan chia thành mấy nhóm giấy tờ?
Hồ sơ xuất khẩu lao động Đài Loan chia theo năm giai đoạn thời gian và bốn bên chuẩn bị, không phải một danh sách gộp chung.
Năm giai đoạn: đăng ký ban đầu, trúng tuyển, xin giấy phép làm việc và visa, trước khi xuất cảnh, và sau khi lao động sang Đài Loan nhập cảnh. Bốn bên chuẩn bị: lao động tự lo giấy nhân thân, sức khỏe, bằng cấp; doanh nghiệp dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài như SIMCO Sông Đà lo hợp đồng đưa lao động đi, tổ chức khóa giáo dục định hướng mà lao động sẽ tham gia trước khi xuất cảnh, phối hợp dịch và xác nhận giấy; phía đối tác Đài Loan là chủ sử dụng, lo giấy phép tuyển dụng, hợp đồng lao động, hồ sơ xin giấy phép làm việc; cơ quan Đài Loan cấp giấy phép làm việc, visa và thẻ cư trú sau khi hồ sơ đạt yêu cầu.
Ví dụ, ở giai đoạn đăng ký xuất khẩu lao động bạn chỉ cần giấy nhân thân cơ bản; tới giai đoạn trước xuất cảnh mới cần work permit và visa đã được cấp. Nhóm giấy nhân thân bạn tự chuẩn bị đầu tiên, vì đây là giấy cần ngay từ lúc đăng ký.
Giấy tờ nhân thân trong hồ sơ XKLĐ Đài Loan gồm những gì?
Giấy nhân thân lao động cần chuẩn bị gồm CCCD hoặc giấy định danh, ảnh thẻ đúng chuẩn, và hai giấy cần làm riêng theo thủ tục: hộ chiếu và lý lịch tư pháp khi có yêu cầu hợp lệ.
CCCD là giấy định danh nền dùng để đối chiếu thông tin, mở hồ sơ và làm thủ tục trong nước. Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị sử dụng từ 01/01/2023; khi cần xác minh cư trú, bạn dùng dữ liệu dân cư, VNeID, thẻ căn cước hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú. Nơi trước đây bạn đăng ký hộ khẩu thường trú nay gọi là nơi đăng ký thường trú, dùng để xác định chỗ nộp hồ sơ hộ chiếu và lý lịch tư pháp. Giấy khai sinh không phải giấy chung của mọi hồ sơ, chỉ cần khi phải đối chiếu dữ liệu gốc hoặc giải quyết sai khác họ tên, ngày sinh giữa các giấy.
Làm hộ chiếu đi Đài Loan cần giấy gì và mất bao lâu?
Bạn cần CCCD còn hiệu lực, 2 ảnh thẻ đúng chuẩn và tờ khai xin cấp hộ chiếu nộp tại phòng quản lý xuất nhập cảnh công an tỉnh nơi đăng ký thường trú, xử lý trong 8 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ, lệ phí cấp mới 200.000 đồng. Một số trường hợp đủ điều kiện tài khoản định danh điện tử mức 2 làm hồ sơ online được miễn lệ phí này trong thời gian chính sách áp dụng, bạn nên hỏi SIMCO Sông Đà hoặc phòng quản lý xuất nhập cảnh để biết mình có thuộc diện miễn không.
Hộ chiếu của lao động xuất khẩu cần còn hiệu lực ít nhất 6 tháng tại thời điểm nộp hồ sơ visa, nhưng hồ sơ lao động kéo dài và giấy phép làm việc, thẻ cư trú đều gắn với số hộ chiếu, nên bạn nên đổi sớm nếu hộ chiếu chỉ vừa đủ 6 tháng hoặc sẽ hết hạn trong thời gian làm việc tại Đài Loan theo hợp đồng. Bạn nên làm hộ chiếu ngay từ khi bắt đầu tìm hiểu đơn hàng đi Đài Loan, không chờ tới khi lao động trúng tuyển mới làm, để không lỡ lịch xuất cảnh sang Đài Loan.
Hộ chiếu làm xong, bạn còn một giấy nhân thân khác cần quy trình riêng: lý lịch tư pháp.
Thủ tục làm lý lịch tư pháp đi Đài Loan thế nào?
Bạn xin Phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp nơi đăng ký thường trú khi thủ tục xuất khẩu lao động có yêu cầu hợp lệ. Lý lịch tư pháp không phải giấy bắt buộc chung cho mọi lao động đi Đài Loan: chỉ phát sinh khi cơ quan tiếp nhận, tuyến visa hoặc một quy định chuyên ngành yêu cầu.
Từ 01/07/2026, cá nhân từ đủ 16 tuổi có quyền yêu cầu cả Phiếu số 1 hoặc Phiếu số 2, nhưng doanh nghiệp không được yêu cầu người lao động nộp Phiếu số 2. SIMCO Sông Đà sẽ nói rõ loại phiếu nào hồ sơ của bạn cần dùng, dựa trên yêu cầu thật của đợt tuyển. Pháp luật Việt Nam không đặt một thời hạn sử dụng chung cho Phiếu lý lịch tư pháp: cơ quan nhận hồ sơ mới là nơi quyết định phiếu còn được chấp nhận trong bao lâu, nên bạn cần hỏi rõ SIMCO Sông Đà yêu cầu phiếu cấp trong vòng bao nhiêu tháng cho đúng đợt tuyển của mình, không nên tự hiểu phiếu có một hạn dùng cố định. Nếu bạn từng có tiền án đã xóa án tích, xem thêm điều kiện cụ thể ở bài điều kiện đi xuất khẩu lao động Đài Loan.
Giấy nhân thân xong, nhóm giấy kế tiếp liên quan tới sức khỏe và hình ảnh của bạn.
Giấy khám sức khỏe xuất khẩu lao động Đài Loan và ảnh hồ sơ cần đạt chuẩn nào?
Hai chuẩn: giấy khám đúng mẫu khám chỉ định và còn trong thời hạn hiệu lực; ảnh hồ sơ đúng kích thước, nền trắng, chụp gần đây.
Tên trên giấy khám phải khớp hộ chiếu, kết quả, dấu và chữ ký phải đầy đủ. Giấy khám sức khỏe dùng cho lao động đi xuất khẩu trước khi nhập cảnh Đài Loan cần khám trong vòng 3 tháng trước khi nộp cho thủ tục liên quan, không phải 6 hay 12 tháng như giấy khám mục đích khác. Ảnh hồ sơ tuyển nội bộ dùng cỡ 3x4 hoặc 4x6; ảnh dùng cho visa theo quy định riêng với ảnh màu, nền trắng và chụp gần thời điểm nộp. Danh sách bệnh lý ảnh hưởng tới kết quả khám, kể cả trường hợp lao động bị viêm gan B, được nói chi tiết ở bài điều kiện đi xuất khẩu lao động Đài Loan.
Sức khỏe và ảnh xong, một nhóm khác hẳn vẫn còn thiếu: bằng cấp và tay nghề.
Bằng cấp, chứng chỉ nghề và giấy xác nhận kinh nghiệm cho hồ sơ xuất khẩu lao động chuẩn bị ra sao?
Bạn cần bản photo công chứng bằng cấp cao nhất; chứng chỉ nghề nếu đơn yêu cầu và giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc trước đó nếu có sẽ là lợi thế khi xét tuyển.
Không có một văn bằng bắt buộc chung cho mọi lao động phổ thông: bằng cấp phải gắn với đúng đơn hoặc tuyến giấy phép làm việc mà bạn đăng ký. Chứng chỉ nghề chỉ cần khi đơn yêu cầu, công việc phổ thông thường kiểm tra thao tác trực tiếp thay vì đòi chứng chỉ. Lao động có tay nghề cơ khí, hàn, xây dựng nên chuẩn bị bộ chứng cứ theo mức mạnh dần: chứng chỉ nghề hoặc bằng chuyên môn, hợp đồng lao động trước đó, giấy xác nhận kinh nghiệm ghi rõ thời gian và vị trí làm, hoặc hình ảnh, video thao tác thực tế.
Mỗi giấy kể trên khi mang đi nộp còn phải qua một bước nữa: dịch và công chứng đúng chuẩn, nói rõ ở mục sau.
Giấy tờ XKLĐ Đài Loan nào phải dịch, công chứng hoặc xác nhận trước khi nộp?
Ba bước: dịch sang tiếng Trung, công chứng bản dịch, xác nhận của cơ quan đại diện Đài Loan, chỉ áp dụng cho giấy dùng trong hồ sơ xin cấp visa xuất khẩu lao động, không phải mọi giấy.
Đài Loan không có đại sứ quán ở Việt Nam. Việc cấp visa và xác nhận giấy tờ do Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Hà Nội và tại TP. Hồ Chí Minh đảm nhận.
| Loại giấy | Cần xử lý gì | Ghi chú |
|---|---|---|
| CCCD, hộ khẩu cũ, khai sinh thường | Không cần dịch mặc định | Chỉ dịch khi cơ quan yêu cầu đọc bằng tiếng Trung |
| Bằng cấp, chứng chỉ nghề (đơn yêu cầu hồ sơ chính thức) | Dịch sang tiếng Trung, công chứng bản dịch | Chỉ dịch giấy cơ quan hoặc chủ sử dụng thật sự cần |
| Giấy kinh nghiệm, giấy hộ tịch phát sinh | Dịch, xác nhận theo yêu cầu cụ thể | Hỏi dịch để tuyển nội bộ hay nộp cơ quan, mức xác nhận khác nhau |
| Tài liệu lập ở Việt Nam dùng tại Đài Loan | Xác nhận lãnh sự khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu | Xác nhận chỉ xác thực chữ ký, con dấu, không chứng minh nội dung đúng |
Bốn trạng thái cần phân biệt rõ: bản scan, bản photo thường, bản sao chứng thực, và bản dịch có xác nhận. Công chứng hoặc chứng thực chỉ áp dụng khi cơ quan nhận yêu cầu rõ, bản photo dùng sàng lọc ban đầu không nhất thiết phải công chứng.
Chuẩn bị đúng giấy, dịch và công chứng đủ rồi, hồ sơ vẫn có thể bị trả về hoặc yêu cầu bổ sung. Hai mục sau nói cách xử lý.
Hồ sơ đi xuất khẩu lao động Đài Loan bị trả về hoặc phải bổ sung thì làm gì?
Hồ sơ bị trả về không phải lỗi hiếm gặp: phần lớn do thiếu giấy hoặc dữ liệu giữa các giấy không khớp nhau. Với hồ sơ xin visa, bạn có thể được bổ sung trong một số trường hợp thay vì bị từ chối hẳn.
Có hai tình huống khác nhau, mỗi tình huống có nguyên nhân và cách xử lý riêng: hồ sơ đăng ký ban đầu bị doanh nghiệp yêu cầu bổ sung, và hồ sơ xin visa bị cơ quan Đài Loan từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
Vì sao hồ sơ XKLĐ Đài Loan hay bị trả về?
Với hồ sơ xin visa, lý do thường gặp là thiếu giấy hoặc dữ liệu không khớp giữa các giấy, ví dụ họ tên trên CCCD và hộ chiếu ghi khác nhau, hoặc work permit chưa có bản gốc hợp lệ khi nộp kèm. Với hồ sơ đăng ký ban đầu, lý do cụ thể doanh nghiệp yêu cầu bổ sung tùy từng trường hợp hồ sơ, chưa có một quy trình công khai chung cho mọi doanh nghiệp. Cách chắc chắn nhất để tránh bị trả hồ sơ là đối chiếu kỹ từng giấy trước khi nộp, đặc biệt các thông tin cá nhân phải khớp nhau tuyệt đối giữa các giấy.
Biết lý do rồi, bạn còn cần biết nộp lại có mất thêm tiền không.
Hồ sơ bị trả về có mất phí nộp lại không?
Có, với hồ sơ visa: lệ phí xin visa đã nộp không được hoàn lại dù hồ sơ không được cấp, nên nộp lại đồng nghĩa phải đóng lệ phí một lần nữa. Với hồ sơ đăng ký ban đầu phía doanh nghiệp dịch vụ, mức phí nộp lại (nếu có) tùy từng trường hợp cụ thể, chưa có một mức phí công khai chung.
Vì phí nộp lại không cố định, bạn nên hỏi rõ SIMCO Sông Đà về trường hợp cụ thể của mình ngay khi nhận được thông báo trả hồ sơ, thay vì tự đoán mức phí. Các khoản phí đi xuất khẩu lao động khác có ở bài chi phí xuất khẩu lao động Đài Loan.
Khi đi xuất khẩu lao động Đài Loan, giấy tờ nào nên giữ bản gốc, giấy nào chỉ cần bản sao?
Một số giấy như hộ chiếu, giấy phép làm việc, hợp đồng nên giữ bản gốc trong suốt thủ tục XKLĐ Đài Loan; các giấy đã nộp cho đơn vị xử lý thường chỉ cần lưu bản sao hoặc bản scan cho riêng mình.
| Loại giấy | Nên giữ |
|---|---|
| Hộ chiếu, CCCD | Bản gốc |
| Bằng cấp, chứng chỉ | Bản gốc |
| Hợp đồng lao động, visa, thẻ cư trú | Bản gốc |
| Giấy đã nộp cho cơ quan xử lý | Bản sao hoặc bản scan |
Bạn chỉ giao bản gốc hộ chiếu, bằng cấp cho doanh nghiệp xuất khẩu lao động được cấp phép hoặc cơ quan có thẩm quyền, sau khi có biên nhận ghi rõ danh mục giấy, mục đích và ngày dự kiến trả. Không giao hộ chiếu gốc cho nhân viên môi giới cá nhân, không gửi qua xe hay ship tới địa chỉ cá nhân không có phiếu tiếp nhận.
Checklist chính đã xong. Phần câu hỏi thường gặp gom thêm vài tình huống lao động hay gặp khi đang làm hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ xuất khẩu lao động Đài Loan
Mất hộ chiếu giữa quá trình làm hồ sơ thì sao?
Bạn cần báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền và làm thủ tục xin cấp lại hộ chiếu mới trước khi tiếp tục các bước khác, không nên trì hoãn vì ảnh hưởng dây chuyền tới các giấy khác cần số hộ chiếu.
Hộ chiếu sắp hết hạn có nên đổi trước khi đăng ký không?
Nên: hộ chiếu cần còn hiệu lực trên 6 tháng khi nộp hồ sơ visa, đổi sớm tránh phải làm lại từ đầu khi đang ở giữa quá trình xét hồ sơ.
Trượt đơn thì giấy tờ nào dùng lại được?
Ba nhóm: giấy nhân thân (CCCD, hộ chiếu, giấy khai sinh) và bằng cấp thường dùng lại được nếu còn hiệu lực và dữ liệu không đổi; giấy khám sức khỏe và ảnh dùng lại được có điều kiện, phải còn hạn và đúng mẫu; hợp đồng, giấy phép làm việc, visa gắn với đơn cụ thể nên không chuyển nguyên trạng sang đơn mới.
Hồ sơ visa và hồ sơ work permit khác nhau thế nào?
Giấy phép làm việc do chủ sử dụng lao động tại Đài Loan xin trước, từ cơ quan lao động có thẩm quyền; hồ sơ xin cấp visa chỉ được hoàn thiện sau khi đã có giấy phép làm việc hoặc văn bản chấp thuận tương ứng. Bạn không tự xin giấy phép làm việc: phần này do chủ sử dụng và doanh nghiệp dịch vụ phối hợp thực hiện, bạn chỉ cần chuẩn bị đúng giấy cá nhân khi được yêu cầu.
Hộ chiếu bị ố, mờ hoặc rách sát ngày bay thì xử lý thế nào?
Không tự sửa, dán hay bóc trang. Hộ chiếu bị rách, thiếu trang, mờ thông tin hoặc hỏng chip có thể bị từ chối, vì vậy bạn nên đổi hoặc xử lý từ sớm, không nên chờ tới sân bay mới giải quyết. Nếu hộ chiếu đổi thì visa và giấy phép làm việc gắn với số hộ chiếu cũ cũng phải được xử lý lại, nên báo cho SIMCO Sông Đà ngay khi phát hiện.
Chuẩn bị hồ sơ đi Đài Loan cùng công ty xuất khẩu lao động SIMCO Sông Đà
Cán bộ SIMCO Sông Đà giúp người lao động đối chiếu từng giấy trước khi nộp để giảm rủi ro bị trả hồ sơ.
Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ theo checklist trên, bạn tiếp tục các bước của quy trình xuất khẩu lao động ở bài quy trình đăng ký đi Đài Loan.